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2-9-4 全方位專業秘書實務(顧丹妮老師)

【課程名稱】全方位專業秘書實務(顧丹妮老師)

【課程目標與特色】
1. 秘書工作是一個自發性高且需要極度自我期許的工作,也因此秘書工作的發揮空間很大。秘書不只可以幫助主管處理許多的行政、事務性工作,一個稱職的專業秘書更可以協助整個部門及公司提升工作效率與品質。本課程的目標是使學員能深刻認知秘書工作的重要性與工作價值,進而學習到高效率秘書的思考模式、工作態度與工作方法,使學員成為上司的得力助手、部門工作的重要推手與公司的寶貴資產。

2.本課程由具有多年跨國公司專業秘書實務及教導經驗的講師,以國際化的廣度、及專業化的深度從主管、部門、公司的管理需求來帶領學員認識秘書工作,並以大量的實例及分組討論使學員在邊學邊做中學到實務技巧,也使學員在這個全球化的職場環境更具競爭力。

【課程單元名稱與大綱】
專業秘書的角色與職責 (3小時)
秘書工作的特性
秘書應具備的職能與工作態度
如何發揮專業秘書的核心能力
培養與主管的默契成為主管的得力助手
專業形象:成功秘書的特質與工作法則
秘書的職涯規劃

時間管理與工作績效的提升 (3小時)
時間管理=自我管理
時間管理的原則
設立工作目標,排定優先次序
運用管理工具,提升工作效率
如何替主管做時間管理
秘書的時間陷阱與解決方法

人際關係(3小時)
人際關係由情緒管理做起
建立由同理心出發的人際關係
了解人際風格的類型及差異
與主管、同事與客戶相處之道
與主管家人朋友相處之道

溝通技巧(3小時)
成功溝通的基本認知
積極的傾聽技巧
有效的說話技巧:言辭行為及非言辭行為
有效地與主管、同事與客戶溝通的訣竅
職場溝通技巧:
─ 正確、完整地傳遞訊息
─ 協調原則
─ 衝突處理
─ 拒絕的技巧

電話禮儀(2小時)
專業中顯親切的態度
接聽電話技巧
打電話的正確方法
電話中說話技巧
電話會議的禮節
如何技巧地結束電話
如何妥善處理報怨電話

接待禮儀 (2 小時)
專業的接待態度
會客室的環境
適當的穿著打扮
介紹的禮儀
行進間的禮節
奉茶的禮節
餐桌禮儀
送禮藝術
常用電話及接待英語 (2 小時)

會議規劃與安排 (4 小時)
為什麼要開會?
會議前的計畫
執行流程的規劃
會議前、中、後注意事項
會後追蹤、檢討累積經驗
議程及會議記錄之撰寫

差旅的規劃與安排 (2 小時)
了解差旅目的與主管意向
行程安排注意事項
約會行程表的製作
差旅前、中、後注意事項
檔案管理 (3 小時)
檔案管理的功能及重要性
完整的檔案管理系統之建立
E-mail及個人電腦檔案管理
其他檔案管理 -專案、名片、目錄、雜誌…等
老闆個人檔案管理
秘書個人工作檔案的應用

商務撰文─中英文商業書信 (3小時)
書信的格式
撰寫書信三步驟
書信的內容組織
電子郵件撰寫注意事項
輕鬆寫英文E-mail
社交書信
中英文簡報技巧 (4 小時)
規劃簡報考慮要項:人、地、時、事、物
簡報的內容規劃:開場、主體、結論、問答
實用簡報英文
使用視覺輔助器材
簡報技巧─聲音與肢體語言

中英文面試技巧 (2 小時)
面試前的準備
回答問題的態度及技巧
最常問的面試問題

【課程效益】
1.經由本課程學員能學到專業秘書應具備的知識(knowledge)、態度(attitude)與技能(skills)
2.本課程以大量的工作實例深入淺出地將理論化為實務。學員可將紮實的理論技巧靈活的應用在工作上。
3.每個主題都附有工作檢核表或注意事項表以應用在工作檢討及改進上。

【課程講師】顧丹妮
現職:獨立專業講師
學歷:國立台灣大學 外文系     
經歷:
美商輝瑞大藥廠 總經理特助/辦公室經理 
美國亞洲協會 秘書 
美商德州儀器公司 秘書 
台北市專業秘書協會 理事長 
中華民國專業秘書?行政人員協會 會長 

◆歡迎企業包班量身訂作訓練課程,上課人數達 15 人即可開課。企業內訓專線:02-29777008

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