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2-9-3 辦公室專業管理人密碼(衛佩璇老師)

【課程名稱】辦公室專業管理人密碼(衛佩璇老師)

【課程目標與特色】
在科技日新月異的職場環境下,秘書(亦稱辦公室專業管理人)必須有求新求變的工作態度,充份掌握專業知識及主要技能,提昇實務能力,才有競爭力。本課程特針對這種趨勢,將秘書的職能歸納為形象管理、溝通管理、以及辦公室管理,從傳統技能轉型為e化技能,提昇秘書的附加價值。 本課程不但為從事秘書職務人士而設,亦適合有志投身秘書行業,或希望在管理工作上有更卓越表現的人士修讀。

【課程單元名稱與大綱】
形象管理之一:(6小時)
形象塑造與應對能力
1.專業秘書應俱備的條件
2.工作內容
3.形象的意涵
4.OL 服裝儀容禮儀
5.工作表現的五個評價角度
6.再造秘書職場競爭力
7.職場“態度”的重要性
8.善用 IQ、EQ、AQ 孻提昇工作績效
9.如何解除壓力

形象管理之二:(6小時)
優質秘書的成功關鍵
1.與主管相處之道
2.協助主管做好時間管理及個人公關
3.如何向上管理
4.從自我管理提昇至組織管理
5.培養信賴及敬業精神
6.做事有創意、彈性及附加價值
7.培植“執行力”
8.主管心目中e-時代卓越秘書的職能清單

溝通管理之一:(6小時)
人脈資源與溝通技巧
人脈資源管理
1.人脈資源對成功人生的意義
2.拓展人脈的兩大關鍵能力:自信力與觀察力
3.各行各業運用人脈資源的案例分享
4.何謂“人脈競爭力”
5.如何提昇“人脈競爭力”
6.“人脈競爭力”與秘書的職能關係

溝通技巧
1.溝通的意義
2.日常生活及工作上何時需要溝通
3.案例分享
4.多元化溝通方式:訊息傳達/文字傳達/跟催
     協調/口語表達
5.溝通忌諱
6.溝通關鍵技巧
‧同理心
‧掌握時機
‧學習說話的藝術

溝通管理之二:(6小時)
電話管理
1.電話對商業的重要性及KISS 原則
2.處理電話的基本步驟
3.電話禮儀六大關鍵要訣
4.打出電話注意事項
5.接聽電話注意事項
6.電話留言及轉接技巧
7.應對技巧:客戶抱怨、長途電話、等待電話
8.電話英語

辦公室管理之一:(6小時)
檔案管理
1.檔案管理的意義、目的、技能
2.檔案管理vs 知識管理
3.如何快速處理每日進出文書
4.擋案管理實務操作
‧正確判斷,免做虛工
‧養成定期整理的習慣
‧正確分類及建檔
‧制定當暗時效及妥當處理
‧善用檔案工具
‧檔案典藏及防護須知
‧編製檔案目錄
‧銷毀/移轉
5.資訊之收集與運用
6. e 化電腦歸檔須知

辦公室管理之二:(6小時)
時間管理
1.工作上浪費時間的種種原因
2.增進工作效率的基本條件
3.秘書的時間管理
A.幫助主管掌控時間
※主動提醒及跟催
※資料收集與整合
※主管國外出差的後勤支援
B.幫助秘書自己規劃及善用時間
※Parkinson’s Law 與優先順序
※行事曆與 To Do List
※工作計劃
※生涯計劃 (階段性的目標設定)
※如何應對突發甘擾事件
4.如何做好時間管理提昇工作效率
5.時間管理達人小撇步

【課程效益】
1.強化秘書人員的實務管理能力
2.提昇秘書的形象與應對能力
3.培養秘書會做事及會做人的加乘能力
4.提昇秘書的工作效率,使辦公室日常運作更順利,更有效能
5.提供秘書與主管相處的密訣,維持一個和諧的互動關係

【課程講師】衛佩璇
現職:Free lance 資深講師
經歷:
美商惠氏藥廠 總裁室執行秘書/行政經理
美商IBM 公司 教育訓練部
科見美語Direct English 顧問

◆歡迎企業包班量身訂作訓練課程,上課人數達 15 人即可開課。企業內訓專線:02-29777008

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